Bạn đang loay hoay không biết nên bắt đầu viết thư bằng tiếng Anh như thế nào cho đối tác? Biết nội dung phải viết bằng tiếng Việt rồi nhưng bạn không biết phải chuyển sang tiếng Anh như thế nào? Bạn sợ đối tác sẽ đánh giá bạn không chuyên nghiệp qua email của bạn? Nếu câu trả lời là có thì bài viết này giành cho bạn. Hãy cùng eJOY tìm hiểu 7 nguyên tắc cần ghi nhớ khi viết thư hoặc email bằng tiếng Anh nhé!
Những nguyên tắc cần nhớ khi viết thư bằng tiếng Anh
Xác định mục đích viết thư
Người nhận thư của bạn có thể rất bận rộn. Họ không có thời gian để đọc thư và có thể họ không biết mục đích của thư này để làm gì hay có ích gì cho họ. Vậy hãy giành thời gian trả lời các câu hỏi sau trước khi bạn thực sự viết thư bằng tiếng Anh:
- Tại sao tôi lại cần viết thư này?
- Tôi cần người đọc làm gì hoặc biết gì khi đọc thư này?
- Bức thư này có thực sự hữu ích với người nhận không?
Hãy bắt đầu viết thư bằng tiếng Anh chỉ kh bạn đã có câu trả lời chắc chắn cho các câu hỏi trên.
Ghi nhớ nguyên tắc “Một thư – Một chủ đề”
Nếu bạn cần trao đổi nhiều nội dung khác nhau với người đọc, hãy chia các nội dung đó thành các thư khác nhau. Ví dụ, bạn muốn thông báo cho khách hàng về chương trình khuyến mại, về hoá đơn mua hàng gần nhất của họ, về việc thay đổi chính sách trả góp của công ty. Bạn không nên gộp hết vào một email. Hãy tách thành 3 email khác nhau và ghi rõ nội dung ở tiêu đề mail (subject). Việc gộp lại hết trong 1 email sẽ khiến người đọc bị sao nhãng và quên 2 nội dung đầu khi họ đọc đến nội dung thứ 3. Kết quả là rất có thể thì họ chỉ thực hiện 1 trong 3 yêu cầu của bạn. Tệ hơn nữa là họ chẳng biết phải làm những việc gì tiếp theo sau khi đọc mail của bạn.
Hãy đọc thư bạn viết dưới góc nhìn của người nhận
Khi bạn đặt mình ở vị trí người đọc, bạn sẽ hiểu được tâm tư, cảm xúc của họ. Và quan trọng nhất, bạn sẽ hiểu người đọc cần gì và điều gì sẽ giúp ích cho họ. Bạn có thể cân nhắc đặt một số câu hỏi như:
- Lần đầu đọc thư, mình có hiểu nội dung thư là gì không?
- Nếu mình là cô ấy (anh ấy), mình có thấy điều gì hữu ích từ bức thư này không?
- Nếu mình là cô ấy (anh ấy), khi đọc bức thư này, mình sẽ hiểu mục đích của tác giả là gì? Mình có cảm xúc gì? Có điều gì khiến mình thấy không vui không? Mình cảm thấy được tôn trọng, ghi nhận không?
Trước khi viết thư bằng tiếng Anh, hãy luôn ghi nhớ rằng, người đọc thư của bạn:
- Rất bận rộn, họ không có thời gian để tìm hiểu mục đích của bạn là gì.
- Thích được nhận lời khen thực tế, hay được ghi nhận đúng về những công việc họ làm.
- Thích được nhận lời cảm ơn vì điều đó làm họ cảm thấy được trân trọng, được sống có ý nghĩa với người khác.
Giới thiệu ngắn gọn về bản thân
Nếu đây là lần đầu bạn viết thư bằng tiếng Anh cho người nào đó, bạn hãy giới thiệu về bản thân trước khi đi vào vấn đề. Hãy tưởng tượng như bạn đang gặp người đó trực tiếp, bạn sẽ mở đầu bằng cách giới thiệu bạn là ai, bạn đã gặp họ ở đâu hay vì sao bạn biết đến họ.
Bạn có thể nghĩ rằng người đọc vẫn nhớ bạn. Và bạn thấy kỳ cục nếu giới thiệu lại từ đầu về bản thân ở đầu thư. Vậy hãy khéo léo đưa thông tin gợi nhắc về bạn ở cuối mail, trong phần chữ ký. Bằng cách này bạn giúp người đọc cảm thấy có sự liên kết với bạn, chứ không phải là email từ một người lạ không quen “bắt quàng làm họ”.
Vì vậy, đừng quên cấu trúc cơ bản của phần chữ ký, bao gồm:
- Họ tên của bạn
- Vị trí công việc
- Link tới website công ty bạn
- Có thể đưa thêm cả link tới tài khoản mạng xã hội của bạn để tăng tính kết nối.
Sử dụng cấu trúc thư tiêu chuẩn
Để nội dung email của bạn ngắn gọn, súc tích, dễ đọc, bạn hãy tận dụng cấu trúc thư mẫu được nhiều người dùng. Khi viết thư bằng tiếng Anh theo cấu trúc thư phổ biến, bạn sẽ tiết kiệm thời gian viết mà vẫn đảm bảo đủ ý. Người đọc cũng dễ nhanh chóng nắm bắt được các ý chính trong thư, và có thể trả lời thư của bạn ngay lập tức vì họ đã quen với cấu trúc thư như vậy. Bạn không chỉ giúp họ tiết kiệm thời gian đọc thư, mà còn giúp họ ra quyết định nhanh và chuẩn xác.
Một bức thư chuẩn sẽ gồm các phần:
- lời chào mở đầu
- lời giới thiệu/ lời khen/ lời ghi nhận năng lực của người đọc
- lý do viết thư/ mục đích của bức thư
- hành động cần làm tiếp theo của người đọc
- kết thúc thư
- chữ ký
Dùng câu từ dễ hiểu
Câu đơn giản, trong sáng
Để người đọc hiểu được mục đích thư của bạn dễ dàng, hãy dùng câu từ dễ hiểu, ngữ pháp đơn giản. Tránh sử dụng câu phức hợp.
Bạn có thể nghĩ rằng khi viết thư bằng tiếng Anh, dùng những từ dài và những câu phức sẽ khiến người đọc nghĩ bạn chuyên nghiệp, giỏi tiếng Anh và có trình độ học vấn cao. Nhưng thực tế lại ngược lại, người đọc chỉ cần nội dung của bạn. Hãy ghi nhớ câu nói của nhà văn người Anh, George Orwell:
“Never use a long word where a short word will do.”
Tạm dịch: Không bao giờ sử dụng một từ dài khi từ ngắn có thể diễn tả được ý.
Sử dụng câu chủ động hơn là câu bị động
George Orwell còn nói:
Never use the passive where you can use the active.
Tạm dịch: Không bao giờ sử dụng thể bị động khi bạn có thể dùng thể chủ động.
Ví dụ về câu chủ động:
Chúng tôi vinh dự tặng Anh gói dịch vụ Tổng đài hỗ trợ 24/24.
Ví dụ về câu bị động:
Anh đã may mắn được chúng tôi tặng gói dịch vụ Tổng đài hỗ trợ 24/24.
Vì sao dùng câu chủ động ? Vì câu chủ động dễ hiểu hơn câu bị động. Câu chủ động tập trung vào người tạo ra hành động. Câu bị động nhấn mạnh vào người/ vật/ sự kiện chịu tác động. Ở ví dụ trên, nếu bạn muốn nhấn mạnh vào Người Đọc “Anh”. Bạn hãy đổi thành câu chủ động:
Anh đã may mắn nhận gói dịch vụ Tổng đài hỗ trợ 24/24 của chúng tôi.
Lúc này “Anh” lại là chủ động, là chủ thể của hành động “nhận”. Còn “dịch vụ Tổng đài” là đối tượng chịu tác động.
Kiểm tra lại thư trước khi gửi
Richard Bach, nhà văn người Mỹ có câu:
A professional writer is an amateur who didn’t quit.
Tạm dịch: Nhà văn chuyên nghiệp là một người viết văn nghiệp dư không bao giờ từ bỏ.
Người viết nghiệp dư biết rằng bài viết của họ chưa tốt và họ phải đọc lại để hoàn thiện. Theo Richard Bach, cả khi bạn là người viết chuyên nghiệp, bạn vẫn cần phải đọc lại và chỉnh sửa.
Hãy đọc to những gì bạn viết để kiểm tra xem có chỗ nào bạn viết lủng củng, kỳ cục, khó hiểu không. Có chỗ nào thừa ý, có từ nào thừa, không cần thiết không? Kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả của bạn thật kỹ lưỡng. Hạn chế từ viết tắt, tiếng lóng hoặc những từ ngữ có thể gây ra cảm xúc trái chiều, gây hiểu nhầm.
Để có thể viết tốt, bạn cần phải có một vốn từ vựng phong phú. Và để làm chủ một lượng từ vựng phong phú, bạn cần phải học từ mới theo ngữ cảnh đồng thời sử dụng chúng thường xuyên. Ngoài ra, việc sử dụng linh hoạt các cấu trúc câu khác nhau cũng là một yếu tố giúp bài viết của bạn trở nên hấp dẫn và sinh động hơn. Vậy thì làm thế nào để làm giàu vốn từ vựng cũng như nâng cao khả năng ngữ pháp của mình? eJOY eXtension là câu trả lời dành cho bạn! eJOY eXtension là một tiện ích mở rộng cài đặt trên trình duyệt tìm kiếm của bạn. Tiện ích này sẽ giúp bạn thuận tiện tra và lưu lại từ trong lúc xem video hay đọc tin tức trên Internet. Sau đấy bạn còn có thể chơi game để ôn tập lại từ vựng vừa mới học. Và điều đặc biệt ở eJOY là bạn sẽ không bao giờ phải học từng từ vựng riêng lẻ. Tất cả mọi từ bạn cần học sẽ đi kèm bối cảnh sử dụng thực tế lấy từ video, tin tức và các ví dụ cụ thể. Nhờ đó, bạn không chỉ nhớ được từ vựng mà còn hiểu được cách sử dụng chúng trong từng hoàn cảnh nhất định.
Tải eJOY eXtension về Chrome của bạn ngay
Vậy là chúng ta đã cùng đi qua 7 nguyên tắc viết thư. Bây giờ bạn đã biết cần phải bắt đầu viết thư bằng tiếng Anh như thế nào chưa? Hãy nghĩ về mục đích của bức thư, nghĩ về cảm nhận của người đọc thư nhé. Nếu bạn bí từ, bí câu để viết thì hãy tham khảo các mẫu câu tiếng Anh mà eJOY đã tổng hợp ở đây. Nếu chưa hình dung được một bức thư / email trông sẽ như thế nào thì eJOY đã làm sẵn một số mẫu thư để bạn lấy ý tưởng. Và nếu bạn không chắc chắn về ngữ pháp, câu từ sử dụng trong email, hãy chia sẻ lên cộng đồng eJOY để được hỗ trợ nhé.
Và đừng quên chia sẻ ở phần comment với eJOY về suy nghĩ của bạn đối với 7 nguyên tắc trên nhé.